Cu excepția cazului în care îți place să vorbești cu pereții, când vine vorba de mesajele către angajați – anunțuri, actualizări, politici noi, modificări ale diverselor strategii, povești de succes etc. – vrei ca aceștia să le citească. Dar, din păcate, cel mai probabil nu o vor face.
Comunicarea internă este unul dintre cei mai importanți piloni organizaționali. Dar chiar și cea mai elaborată strategie de comunicare nu va funcționa dacă angajații nu-și citesc mesajele. Știm că managerii își dedică mult timp și energie încercând să construiască relații mai bune cu echipele lor, bazate pe o comunicare autentică. Ca manager, este absolut normal să fii frustrat, când parcă nu ești auzit, când mesajele tale nu sunt citite. Dar, în locul supărării, un bun manager rezolvă problema altfel.
În primul rând, nu da vina pe angajați. Ei sunt adesea supraîncărcați și bombardați cu enorm de multe mesaje. Notificările digitale din toate direcțiile îi deranjează și îi întrerup de la sarcini. Fiind ocupați cu propriile task-uri zilnice, este aproape imposibil pentru ei să citească tot ce le trimite compania. Așa că angajații au început să considere orice tip de comunicare internă corporativă drept mesaje inutile și nedorite, ignorându-le, ceea ce ar putea duce la probleme mai grave, căci ar putea trece cu vederea lucruri importante.
„Dacă, oricum, ei nu citesc, eu de ce să mă mai străduiesc?” te poți întreba. Sfatul nostru este să nu te lași atras(ă) în acest cerc vicios. E o capcană care poate submina comunicarea internă și acolo unde tai puntea comunicării, nu poți construi nimic. Cel mai înțelept ar fi să te asiguri că mesajele tale sunt citite, iar pentru a fi citite, ele trebuie să bifeze câteva condiții de bază.
În acest articol, le-am compilat pe cele mai importante dintre ele în două reguli memorabile, pe care să ți le poți aminti oricând trebuie să concepi un mesaj pentru angajați: regula KISS și regula MISS.
KISS și MISS sunt acronime care, în limba engleză, prescurtează propozițiile „Keep It Simple & Short” și, respectiv, „Make It Sweet & Strong”. Desigur, acesta este doar un truc pentru a te ajuta să-ți amintești regulile serioase din spatele fiecărei litere din acronimele propuse. Poate părea naiv, dar este foarte eficient și te vei convinge de asta pe măsură ce le vei pune în practică. Le vom explica pe rând și în detaliu, pentru a vedea ce implică aceste reguli.
Regula KISS în comunicarea internă
KISS înseamnă „Keep It Simple & Short” (în traducere, “păstrează mesajul simplu și scurt”). Două concepte principale sunt vizate de această regulă – utilizarea jargonului și curba de atenție.
Poate nu vă vine să credeți, dar 87,4% dintre angajații care lucrează în companii sunt derutați de jargonul corporativ și îl consideră foarte obositor. Desigur, niciun angajat nu va recunoaște asta în fața superiorului său. Însă sondajele pe această temă arată clar că oamenilor nu le place să comunice folosind terminologia corporatistă, robotică și complicată, uneori chiar lipsită de sens. Deci, ca regulă generală, încearcă să păstrezi mesajul cât mai simplu posibil, folosește expresii normale, umane și renunță la discursul corporativ.
Străduiește-te, de asemenea, să faci mesajul cât mai scurt. Durata atenției umane a scăzut la 8,25 secunde, sub nivelul de atenție al unui peștișor de acvariu (9 secunde). Așadar, evită orice conținut inutil și fă economie de cuvinte. De asemenea, ar trebui să ocolești clișeele, propozițiile sau cuvintele lungi și să folosești diateza activă.
Regula MISS în comunicarea internă
Regula MISS („Make It Sweet & Strong”, adică „Fă mesajul atractiv și puternic”) te ajută să creezi un conținut mai interesant și mai relevant. Știm cu toții că notificările irelevante vor ajunge direct la gunoi, necitite și nimeni nu-și dorește asta.
Dar, oricât de relevant ar fi un mesaj pentru audiență, nu este o garanție că va fi citit. De aceea, e necesar, în primul rând, să-l faci interesant. Prin asta înțelegem creativ și atrăgător. Desigur, uneori, mesajul pe care trebuie să-l trimiți este „plictisitor” prin natura lui. Dar, din fericire, poate fi făcut mai atragător. Iată cum:
- Găsește titlul potrivit! Titlul este primul care atrage atenția cititorilor, așa că alocă timp suplimentar pentru a-l face captivant.
- Invita colegii la interacțiune! Cu ajutorul unei platforme, colegii pot aprecia și comenta mesajul respectiv.
- Crează suspans! Folosește o propoziție în deschidere pentru a face cititorul curios. Expresii precum „Ghici ce…” sau „Știai că…” funcționează întotdeauna.
- Crează o experiență interactivă! Poți include un concurs sau un sondaj în comunicare, pentru a stimula implicarea cititorilor.
- Designul contează! Alege cu atenție șablonul, formatul, fontul și orice alte elemente care determină prima impresie.
- Folosește imagini! Fotografiile și videoclipurile atrag și sunt distractive. Ele vor decora conținutul și vor ușura citirea.
Nu în ultimul rând, asigură-te că transmiți conținut relevant celor cărora te adresezi și ia în considerare impactul pe care mesajul îl va avea asupra cititorului. Nimănui nu-i place să primească e-mailuri sau alte tipuri de notificări irelevante. Trimite mesajul potrivit, persoanelor potrivite, la momentul potrivit. Fă un efort și personalizează forma de adresare, ținând cont de departament, de titlurile specifice, de numele angajaților, de tonul vocii etc. Și nu uita să explici de ce este important pentru angajați acel mesaj. Subliniază încă de la început valoarea informației pentru angajați, acest lucru le va stârni interesul și îi va face să citească mai departe, întregul mesaj.
Amintirea acestor detalii devine mai ușoară ca niciodată cu regulile KISS și MISS, pe care am încercat să le compilam pentru tine, astfel încât să comunici internă mai eficient. Mai mult, Co-Factor facilitează buna desfășurare a procesului de Comunicare Internă, ca, de altfel, a tuturor celorlalte procese organizaționale, printr-o platformă digitală, ce încorporează comunicarea în cei trei piloni principali – Implicarea Angajaților, Managementul Performanței și Comunicarea Internă. Platforma Co-Factor oferă, de asemenea, experiența Aplicației Mobile, facilitând o comunicare în timp real, transparentă și structurată. Comunicarea se poate diferenția în funcție de tipul de postare. Astfel, postările de tipul „comunicări curente”, diferă de postările job-urilor deschise, de anunțurile de tip eveniment etc. Indiferent de tipul postării, autorii pot decide dacă se notifică toți utilizatorii sau numai o parte a lor, pentru ca audiența stabilită să nu rateze citirea mesajelor. În același timp, postările se pot cataloga în “importante”, “urgente”, “interesante” etc. Pe lângă aceste aspecte, în modulul Comunciare Interna, platforma pune la dispoziție o funcționalitate foarte utilizată de clienții Co-Factor – aprecierea/recunoașterea de tip non-financiar.
Construiește o comunicare ușoară, interesantă și apreciată de angajați, folosind platforma Co-Factor!
Rezultatele utilizării platformei Co-Factor se reflectă direct în KPI-uri și în efectele pozitive asupra climatului organizațional, deoarece software-ul Co-Factor permite urmărirea, măsurarea, analiza și îmbunătățirea în timp real a fiecărui aspect al oricărui proces organizațional.
