În acest articol ne propunem să atingem un subiect delicat, care îi stresează pe mulți angajați, dar care ridică probleme chiar și managerilor – cum să dai feedback șefului tău și cum, în calitate de manager, să primești feedback-ul din partea unui subaltern.

Așadar, vom oferi două perspective asupra aceleiași probleme, pentru că în acest proces specific de feedback, numit „feedback de jos în sus”, sunt implicate două părți, aflate într-un raport specific de putere. Vom încerca, de asemenea, să oferim și câteva soluții cât mai practice, care să ușureze comunicarea și să eficientizeze procesul.

În primul rând, trebuie să înțelegem ce este atât de special la feedback-ul de jos în sus. Fiind vorba despre un raport de autoritate în favoarea managerului, este absolut normal ca angajatul să resimtă o retincență, un anumit grad de stres atunci când fie este obligat să dea feedback, în cadrul unor proceduri organizaționale specifice, fie simte el nevoia să ofere acel feedback, ca reacție la anumite acțiuni ale managerului. Emoția pe care angajatul o simte vine tocmai din această poziție de subordonare pe care el se plasează, o poziție care înclină balanța puterii spre manager și care îl face pe angajat să se simtă vulnerabil.

Pe de altă parte, la rândul lui, managerul care primește feedback de la un subordonat e predispus la două reacții psihologice primare – dacă feedback-ul este negativ, riscă să-l interpreteze într-o notă personală, iar dacă feedback-ul este pozitiv, poate cădea fie în capcana îndoielii – “este omul din fața mea sincer cu mine sau mă laudă doar pentru că sunt șeful lui?”, fie în cea a infatuării, care poate dezechilibra și mai mult balanța puterii.

De aceea, prima și cea mai importantă recomandare este ca întregul cadru să rămână strict profesional, pentru a nu lăsa loc interpretărilor. Însă, pentru a atinge nivelul maxim de profesionalism în a da sau a accepta feedback într-o relație de autoritate, e necesară o minimă pregătire, care antrenează tactul. Iată, mai jos, câteva sugestii pe care vi le facem, în speranța că vă vor ajuta, fie că sunteți angajat sau manager.

• Plănuiește feedback-ul. Notează-ți principalele lucruri pe care dorești să le transmiți managerului tău. E posibil ca emoția sau stresul să te facă să uiți anumite idei și atunci e mai bine să le ai scrise.
• Programează întâlnirea cu managerul, asigură-te că își face timp în agendă pentru tine și cere confirmare. Propune-i o oră despre care știi că îi oferă mai multă disponibilitate și nu-i lua din timpul personal, adică nu-i răpi pauza de masă sau nu-l reține după program.
• Vorbește-i față în față. Nu utiliza comunicarea scrisă, căci întânirile față în față adaugă un plus de sinceritate. Eventual, după această întâlnire, îi poți scrie un email în care să reiei, pe scurt, cele discutate.
• Alege un ton potrivit. Se spune că tonul face muzica, iar acest lucru rămâne valabil inclusiv în comunicarea unui feedback. Chiar dacă, să presupunem, ceea ce vrei să-i spui șefului tău nu este neapărat un lucru pozitiv, modul în care îi spui poate face diferența pentru cum va percepe mesajul. Simetric, dacă îl vei lăuda excesiv, mesajul va suna lingușitor și fals.
• Concentrează-te pe muncă. Referirile tale trebuie să rămână strict profesionale, în legătură cu sarcinile de lucru, cu rezultatele sau așteptările direct corelate cu munca. Aprecierile referitoare la personalitatea managerului sau la alte manifestări personale ale sale nu fac obiectul unei relații profesionale.
• Oferă feedback constructiv, pe care să poată clădi mai departe.
• Începe cu lucrurile pozitive. Arată-i ce anume apreciezi, oferind exemple concrete ale acțiunilor sale, asta îl va încuraja în continuare.
• Formulează feedback-ul negativ sub forma unor întrebări, de tipul “Crezi că ai putea să…?“

• Arată că ești interesat să primești feedback! Acest lucru denotă dorința de perfecționare și deschiderea pentru o relație profesională mai bună cu angajații.
• Ascultă până la capăt și ascultă cu atenție! Dacă devii prea defensiv, e posibil să nu mai primești feedback sincer în viitor.
• Pune întrebări! Asigură-te că înțelegi pe deplin feedback-ul primit. Întrebările suplimentare te vor ajuta să înțelegi direcția comentariilor.
• Nu este vorba despre tine! Ci despre comportamentul, atitudinea sau cuvintele tale. Feedback-ul nu vizează să te schimbe ca persoană, ci te ajută să devii un manager mai bun.
• Ia ce îți place și lasă restul! Nu poți să răspunzi chiar tuturor sugestiilor, dar poți să te concentrezi pe cele care simți că te motivează.
• Răspunde la feedback! Crează-ți un plan pentru a răspunde feedback-ului și asigură-te că te ții de el. Lucrează la elementele menționate în feedback și prezintă-le celor care ți l-au oferit, pentru a le arăta că îți pasă, că părerile angajaților chiar contează.
• Fii recunoscător! Angajații care îți oferă feedback trec peste emoții și își iau din timpul lor pentru a se gândi la modul în care munca ta ar putea fi îmbunătățită. Sigur, ei pot vedea lucrurile dintr-o perspectivă diferită și, deseori, tocmai de asta e nevoie, de feedback. De aceea, arată-le oamenilor că apreciezi timpul și energia pe care ți le-au oferit pentru a te ajuta să ai mai mult succes.

Fiind un instrument indispensabil creșterii performanței și a implicării la locul de muncă, feedback-ul necesită o atenție deosebită. Modul în care angajații și managerii se raportează la feedback determină adesea succesul sau eșecul lor profesional.

Pentru a încuraja feedback-ul constant și a asigura canale eficace, Co-Factor a dezvoltat o platformă digitală inovatoare, care, prin funcționalitățile sale, facilitează circulația feedback-ului. Acest instrument este disponibil în Modulul Comunicare Internă, dar, mai ales, în Modulul Managementul Performanței, unde pot fi activate sesiuni de feedback, în cadrul planurilor individuale de performanță.

Cu software-ul dezvoltat de Co-Factor, gradul de implicare și performanță ale angajaților poate fi crescut și măsurat, toate tipurile de feedback pot fi încurajate și monitorizate, poate fi creată o strategie specifică pentru a sprijini angajații să performeze, poate fi promovată cultura organizațională și rezultatele angajaților pot fi măsurate, obținându-se astfel o imagine clară a spiritului, implicării și performanței angajaților.