“Performance Management” este, poate, cea mai uzitată sintagmă organizațională din ultimii ani în companiile din întreaga lume. Și nu doar pentru că s-a dovedit un instrument eficace de management corporativ, care îi ajută pe manageri să monitorizeze și să evalueze munca angajaților, ci, mai ales, pentru că el contribuie la crearea unui mediu în care oamenii pot performa în adevăratul sens al cuvântului, își pot folosi la maximum abilitățile și produc o muncă de calitate într-un mod eficient.

Deși, în teorie, performance management-ul folosește standarde absolute, ideale de performanță, în practică, aceste standardele de performanță trebuie să fie posibil de atins, cât mai specifice, observabile, relevante, măsurabile și definite în termeni clari de calitate, cantitate, promptitudine sau cost. De aceea, programele de performance management folosesc anumite instrumente, devenite tradiționale, care pot crea și măsura scopuri, obiective și repere în atingerea acestora.

Platforma digitală Co-Factor include un astfel de modul, dedicat procesului de performance management, în care este disponibil un set întreg de instrumente de acțiune asociate fiecărui obiectiv, cum ar fi:

• OKR (objective key results): instrument valoros pentru obiectivele care pot fi traduse într-un set de acțiuni/rezultate ce pot fi asumate și urmărite concret de angajat și managerul său.
• Check-in: instrument de status pe obiectiv, cu ajutorul căruia managerul poate solicita în orice moment feedback de progres pe obiectivul respectiv. Poate fi solicitat instant sau programat, cu specificarea modului de realizare (față în față, online, doar de către utilizator sau bidirecțional).
• Timeline de performanță: calendar în care sunt înregistrate toate evenimentele și acțiunile relevante din cadrul procesului de performanță, reflectând un istoric fluid al performanței angajatului.
• Knowledge Tips-uri pe obiectiv și insight automat: resurse pentru a furniza utilizatorului suport în îmbunătățirea continuă a performanței și notificări de performanță de tip predictiv sau prescriptiv, prin care angajații știu în orice moment ce au de făcut și ce trebuie să facă pentru a-și atinge obiectivele.
• Leader boards: gamificare în timp real, în funcție de frecvența cu care se încarcă rezultatele, pentru a stimula performanța individuală și pe echipe.
• Feedback: instrument extrem de util, prin care se poate solicita sau oferi feedback de progres pe obiective specifice.

Dintre toate acestea, am ales să discutăm, în articolul de față, despre OKR, căci este una dintre cele mai simple metodologii de management, foarte populară și foarte răspândită în companii. Simplitatea OKR-urilor vine și din faptul că există doar câteva reguli, destul de clare, care definesc metodologia: stabilirea obiectivelor calitative, ce descriu intenția și aspirația, iar apoi, pentru fiecare obiectiv, se definesc până la maximum cinci rezultate-cheie cantitative, folosite pentru a măsura succesul.

Ce sunt, de fapt, OKR-urile?

După cum, probabil, știți, OKR este acronimul pentru “Objectives and Key Results” – obiective și rezultate cheie. Un obiectiv este ceea ce doriți să realizați, iar un rezultat cheie este modul în care intenționați să măsurați în ce proporție v-ați atins obiectivul stabilit. Astfel, obiectivele vor fi întotdeauna calitative, iar rezultatele cheie, întotdeauna cantitative.

Dar, deși lucrurile par simple, OKR-urile ridică o serie de provocări, în primul rând la nivel de mentalitate organizațională, pentru că ele mută accentul de pe finalizarea sarcinilor, pe obținerea de rezultate. Majoritatea angajaților dintr-o organizație sunt obișnuiți să îndeplinească sarcini. OKR-urile, însă, le cer să înceapă să-și orienteze gândirea și munca spre rezultate, iar acest lucru nu este întotdeauna ușor. Oamenii sunt obișnuiți să gândească în termenii întrebării „ce trebuie să fac?”, spre deosebire de „ce trebuie să realizez?”. Trebuie înțeles, de la bun început, că OKR-urile nu înseamnă a face lucruri, ci a obține rezultate. În al doilea rând, implementarea OKR-urilor presupune o schimbare de proces. Deci, nu doar ceri organizației să schimbe modul în care gândește, ci le și ceri oamenilor să facă ceva nou. De aceea, este necesară o planificare adecvată și instruire, în lipsa cărora reacția angajaților poate varia de la frustrare până la dispreț. Dacă lucrurile sunt făcute cum trebuie, OKR-urile îndeplinesc patru promisiuni: aliniere, concentrare, transparență și implicare.

Transparența este un punct nevrealgic în majoritatea companiilor. De exemplu, multe organizații mari consumă enorm de mult timp în „update meetings”, ceea ce este un simptom al lipsei de transparență. S-a calculat că doar „industrializând” procesul și instrumentalizând OKR-urile într-un sistem de management al performanței, la care toată lumea are acces, putând urmări progresul, se pot economisi, cumulat pentru toți participanții la aceste întâlniri, până la 200.000 de ore pe an.

Cum și unde pot fi setate OKR-urile?

Din fericire, OKR-urile sunt un instrument extrem de versatil. Aceste obiective și rezultate-cheie pot fi definite la orice nivel – individual, de echipă sau organizațional, în oricare din departamentele unei companii – vânzări, marketing, produs, financiar, resurse umane etc.

Există trei moduri principale în care pot fi stabilite OKR-urile:

1. De sus în jos: toate obiectivele sunt stabilite de un manager sau un superior. În unele cazuri, CEO-ul stabilește OKR-urile pentru întreaga organizație.
2. De jos în sus: angajații își stabilesc propriile OKR-uri în funcție de ceea ce cred ei că ar trebui realizat. Pentru ca acest lucru să funcționeze, OKR-urile companiei, misiunea și viziunea ar trebui să fie clar definite.
3. Negociere: Managerul și angajatul negociază OKR. De obicei, discuția este în termeni de negociere, în care managerul anunță cerințele, iar angajatul spune cum poate participa la atingerea lor – „Trebuie să ating X și Y în acest trimestru, cum mă poți ajuta?”.

Co-Factor, prin platforma sa digitală inovatoare, facilitează operaționalizarea agilă a sistemului de management al performanței, permițând definirea, urmărirea și evaluarea obiectivelor în cadrul companiei. Prin metodologia de management al performanței, care permite instrumentalizarea a numeroase instrumente de acțiune, compania va crește gradul de transparență și va reuși să conecteze fiecare angajat la principalele priorități și la strategia oraganizației.

Sistemul de management al performanței Co-Factor folosește cele mai actuale tendințe globale de gestionare a performanței organizaționale. Platforma are o interfață intuitivă și oferă un scorecard de performanță, care permite interactivitate și control suplimentar asupra propriilor performanțe și asupra performanțele echipelor.