Am deschis, recent, o serie de articole dedicate întâlnirilor one-to-one, în care ne-am propus să oferim, în episoade consecutive, cât mai multe detalii despre acest tip de întâlnire obligatorie, pe care un manager ar trebui să o aibă regulat cu subordonații săi, pentru a ajuta atât managerii, cât și angajații, să obțină cât mai mult de la acest tip de întrevederi profesionale.

În episodul de față, vom afla care sunt principalele subiecte ce pot fi discutate în întâlnirile one-to-one, oferind teme și întrebări care pot inspira.

În timpul întâlnirii one-to-one trebuie evitată orice distragere – notificări, apeluri telefonice etc., pentru a te putea concentra mai bine. Odată început meeting-ul, ca manager, regula de aur este să asculți mai mult de jumătate din timp.

Discuțiile, în întâlnirile one-to-one, ar trebui să fie adaptate fiecărui individ. Nu există o abordare universală, dar există linii directoare generale, care pot ajuta la construirea încrederii și purtarea unor conversații productive.

Prima dintre ele se referă la momentul introductiv, în care se “sparge gheața”. Unele începuturi de conversație pot părea timide sau banale, dar o întrebare personală sau o glumă este începutul creării unui mediu sigur din punct de vedere psihologic, în care angajatul se simte mai în largul lui.

Importanța siguranței psihologice, în orice întâlnire, dar în special în cele one-to-one, este uriață. De aceea, pentru manageri, facem următoarele recomandări:

• Fii vulnerabil – fii primul care împărtășește ceva personal sau o teamă pe care o ai. Managerii sunt cei care dețin poziția de putere, de aceea, dând tonul, vei arăta că angajatul se află într-un spațiu sigur și poate vorbi despre frici, provocări, obiective și multe altele.
• Fii transparent – împărtășește chiar și lucrurile inconfortabile și incomode. Dacă vei încerca să ascunzi anumite informații, angajații își vor da seama, mai devreme sau mai târziu, vor fi dezamăgiți și-și vor pierde încrederea.
• Fii deschis – fie că e vorba de o critică, uneori mascată cu delicatețe de angajat, sau de un feedback de jos în sus, fii dispus să asculți. Acest lucru va contribui la construirea unei relații de încredere.
• Fii pozitiv – indiferent că îți place sau nu ce auzi, acordă atenție limbajului corpului, cuvintelor pe care le folosești și tonului vocii, și nu lăsa emoțiile negative să transpară.

Dincolo de toate acestea, cheia unei întâlniri individuale productive este definirea clară a ceea ce participanții doresc să obțină. Scopul întâlnirii trebuie stabilit de comun acord. Numai colaborând la obiectiv, părțile vor obține valoare din întâlnirea one-to-one.

Iată câteva din obiectivele comune, care pot deveni subiecte de discuție în întâlnirile one-to-one:

• Înțelegerea și eliminarea blocajelor
• Verificare “pulsului” (este angajatul fericit? este supărat? este frustrat?)
• Status pe proiecte
• Creșterea și sprijinul performanței
• Dezvoltare personală

Atenție! Nu lăsa subiectul statusului pe proiecte să domine întâlnirea. Este o capcană în care cad frecvent atât angajații, cât și managerii. Dacă, în întâlnirile one-to-one, accentul cade pe statusul proiectelor și pe termenele de predare, va fi foarte dificil să construiești relația de încredere dorită.

Pentru a te asigura că nu ești niciodată în pană de subiecte în cadrul întâlnirilor tale one-to-one, am adunat, mai jos, câteva dintre cele mai frecvente subiecte de discuție și întrebări individuale, care sperăm să te inspire.

SUBIECTE

• Obiceiuri de muncă
• Obiective de performanță pe termen scurt și lung
• Obiective și plan de dezvoltare profesională
• Status de progres în vederea atingerii obiectivelor
• Colaborarea în echipă
• Nivelul de implicare
• Îmbunătățirea relației cu managerul

ÎNTREBĂRI

• Cum este viața ta, în afara muncii?
• Ce-ți place în mod special la munca ta aici?
• Te simți împuternicit în rolul tău?
• Ce preferi mai puțin să faci și de ce?
• În ce moment al zilei te simți cel mai productiv?
• Ce modificări ar putea fi făcute pentru a-ți optimiza ziua de muncă?
• Care sunt cele mai mari pierderi de timp ale tale acum?
• Întâmpini blocaje? Care sunt acestea? Ce ar putea ajuta la eliminarea lor?
• Cine te inspiră în echipă? De ce?
• Te-ar ajuta să primești feedback și de la alți membri ai echipei?
• Te simți confortabil să oferi feedback altora?
• Ce te menține implicat și inspirat la locul de muncă?
• Ai vreo îngrijorare privind oportunitățile tale de carieră?
• Cum progresezi în privința obiectivelor tale? Ai nevoie de ajutor?
• Care parte a muncii tale crezi că este cea mai relevantă pentru obiectivele tale pe termen lung?
• Te simți susținut în dezvoltarea carierei tale?
• Cum și ce îți place să înveți?
• Ce alte abilități ți-ai dori să dezvolți?
• Care sunt câteva experiențe pe care ai dori să le câștigi?
• Care este cel mai recent succes al tău?
• La ce proiecte ți-a plăcut să lucrezi recent și de ce?
• Cum te pot ajuta să închei un contract dificil sau să îți atingi obiectivele anuale?
• Ai sugestii de îmbunătățire a modului în care lucrăm împreună?
• Cum te pot sprijini mai bine în jobul tău?
• Comunicarea mea este clară și ușor de înțeles? Pot face ceva pentru a o îmbunătăți?
• Îți dorești mai multă coordonare din partea mea sau mai puțină?

Este foarte posibil ca, pe lângă întrebările pe care le pregătești pentru întâlnirile one-to-one să apară și alte subiecte de discuție, care îl preocupă pe angajat în acel moment. Este foarte important ca managerul să rămână deschis, dar, în același timp, să nu uite că scopul acestor întâlniri este să-și ajute subordonații să evolueze profesional. Întreaga atenție trebuie îndreptată pe cariera acestuia, pe nevoile sale, pe succesele și provocările apărute, pe a afla, în fapt, ce funcționează și ce nu.

Un bun manager va găsi echilibrul între a nu fi obsedat de detalii (micromanagement) și a nu-și lăsa subordonații să se simtă singuri (subgestionare). Totodată, el este preocupat de dinamica echipei și caută modalități de a promova relații pozitive între membrii acesteia.

Valoarea întâlnirilor one-to-one este adesea pusă sub semnul întrebării de către angajați. De aceea, angajatul trebuie să simtă că managerul este autentic interesat de problemele sale, că îi pasă cu adevărat, că laudele sau îndrumările venite din partea managerului sunt sincere și bine intenționate. Un studiu recent, realizat de Right Management, a constatat că 82% dintre angajați ar fi mai implicați și mai motivați în munca lor dacă ar avea conversații sincere despre carieră cu managerul lor.

Întâlnirile one-to-one sunt, așadar, unul dintre cele mai puternice instrumente pe care le are un manager la dispoziție. Cu ajutorul lui, managerii pot îmbunătăți implicarea angajaților, proces organizațional majore și vital, indispensabil performanței oricărei organizații. Prin întâlnirile one-to-one, companiile pot face mai ușor pasul de la o cultură organizațională rigidă, la una socială și agilă.

Co-Factor facilitează operaționalizarea acestui proces, prin platforma sa digitala, care, prin functionalitățile sale, încurajează feedback-ul constant, în Modulul de Comunicare Internă, dar, mai ales, în Modulul de Managementul Performanței, unde se pot activa, în planurile individuale de perfomanță,  sesiuni de feedback constant. Platforma Co-Factor este o adevărată rampă de creștere a implicării angajaților, prin intermediul căreia managerii acționează pârghii esențiale de motivare. Ea permite programarea întâlnirilor one-to-one și lansarea, în orice moment, de inițiative de engagement, cu rol activator, care creează energie pozitivă și implicare.

Cu software-ul dezvoltat de Co-Factor poate fi crescut și măsurat gradul de implicare a angajaților, încurajat și monitorizat feedback-ul one-to-one, poate fi creată o strategie specifică ce urmărește sprijinul angajaților spre a performa, poate fi promovată cultura organizațională și pot fi măsurate rezultatele angajaților, obținând astfel o imagine clară despre moralul, implicarea și performanța angajaților.