Majoritatea managerilor se declară adesea suprasolicitați, reclamând că meeting-urile le ocupă o mare parte din agendă. Paradoxal, însă, întâlnirile individuale cu angajații (one-to-one) pot elibera agendele managerilor și îi pot ajuta să câștige de timp suplimentar. Și asta nu e tot!

Întânirile one-to-one oferă o perspectivă extrem de utilă asupra experienței angajaților, dau un impuls creșterii performanței lor în companie și sunt, de asemenea, de folos în discuțiile despre oportunitățile de carieră și dezvoltare profesională, atât de importante pentru stimularea implicării angajaților. Atunci când managerii comunică frecvent cu angajații și fac schimb de feedback (în ambele sensuri), sunt mult mai multe șanse ca implicarea la locul de muncă să crească. Întânirile one-to-one sunt cel mai puternic mod în care managerii își pot implica angajații și împărtăși feedback.

Întâlnirile one-to-one, cunoscute și sub denumirea de 1-la-1, unu-la-unu sau 1-2-1, oricum le-am numi, sunt unul dintre cele mai puternice instrumente pe care le are un manager la dispoziție.

Deschidem, în cele ce urmează, o serie de articole dedicate acestui subiect, în care vom încerca să oferim, în episoade consecutive, cât mai multe detalii despre acest tip de întâlnire obligatorie, pe care un manager ar trebui să o aibă regulat cu subordonații săi, pentru a ajuta atât managerii, cât și angajații, să obțină cât mai mult de la acest tip de întrevederi profesionale.

Astfel, în episodul de față, vom detalia ce este o întâlnire one-to-one, cum se pregătește o astfel de întâlnire, cât e recomandat să dureze și care este frecvența.

Pe scurt și foarte concis, o întâlnire one-to-one este un tip de meeting între un manager și subordonații săi direcți, care are o cadență de rutină, ce implică discutarea unor subiecte importante pentru ambele părți, precum performanța profesională, dezvoltarea și motivația personale.

Întâlnirile one-to-one sunt scenariul ideal pentru a stimula relații de muncă pozitive, pentru a sprijini progresul, pentru a stabili așteptări și pentru a ajuta subordonații să fie mai productivi. Ele permit discutarea unor subiecte importante, care, altfel, nu ar fi puse niciodată pe masă.

Obiectivul unei întâlniri one-to-one poate fi diferit pentru fiecare companie, departament și individ, dar, în general, scopul principal este acela de a construi o bună relație de lucru între manageri și subordonați, de a-i conecta mai strâns, de a stabili mai clar prioritățile și de a găsi împreună soluții pentru provocările profesionale întâmpinate.

Dacă vrei ca întâlnirea one-to-one să fie productivă, este foarte important să o pregătești dinainte, fie că ești manager sau subordonat. Acest lucru presupune un minim efort, pe care l-am sintetizat, mai jos, în câteva sugestii.

1. Rezervă timp în agendă și nu amâna! Acest lucru se poate face și în platformele digitale, în platforme de feedback sau de managementul performanței.
2. Trimite din timp un e-mail sau un mesaj, în care precizezi care este scopul întâlnirii (ce se va discuta), care sunt așteptările și cât durează întâlnirea.
3. Stabilește obiectivele si așteptările, ce dorești să obții de la această întâlnire. Printre obiective se pot număra: feedback-ul de progres, respectiv, sprijinul pe care managerul îl oferă atunci când este evident că angajatul nu performează, înțelegerea și eliminarea blocajelor, dezvoltarea personală și profesională, îmbunătățirea raportului direct etc.
4. Pregătește câteva întrebări de rezervă, pentru cazul în care se epuizează subiectele de pe agendă.

Majoritatea studiilor indică o durată ideală de 30 de minute și o frecvență săptămânală pentru  întâlnirile one-to-one. Dar, deși par să fie cea mai obișnuită alegere, durata și frecvența poate diferi pentru fiecare relație manager-angajat. Când trebuie să decizi cât timp aloci și cât de des ai dori să ai o întâlnire one-to-one, iată două lucruri de avut în vedere:

1. Dacă relația este la început, o regulă de bază ar fi să suprarezervi și să ajustezi durata și frecvența pe parcurs, în funcție de nevoi și rezultate.
2. Consideră cât de multe subiecte sunt de discutat în cadrul întâlnirii. Dacă sunt multe de discutat în fiecare săptămână, e recomandată cadența săptămânală.

Întâlnirile one-to-one sunt unul dintre cele mai puternice instrumente pe care le are un manager la dispoziție. Cu ajutorul lui, managerii pot îmbunătăți implicarea angajaților, proces organizațional majore și vital, indispensabil performanței oricărei organizații. Prin întâlnirile one-to-one, companiile pot face mai ușor pasul de la o cultură organizațională rigidă, la una socială și agilă.

Co-Factor facilitează operaționalizarea acestui proces, prin platforma sa digitala, care, prin functionalitățile sale, încurajează feedback-ul constant, în Modulul de Comunicare Internă, dar, mai ales, în Modulul de Managementul Performanței, unde se pot activa, în planurile individuale de perfomanță,  sesiuni de feedback constant. Platforma Co-Factor este o adevărată rampă de creștere a implicării angajaților, prin intermediul căreia managerii acționează pârghii esențiale de motivare. Ea permite programarea întâlnirilor one-to-one și lansarea, în orice moment, de inițiative de engagement, cu rol activator, care creează energie pozitivă și implicare.

Cu software-ul dezvoltat de Co-Factor poate fi crescut și măsurat gradul de implicare a angajaților, încurajat și monitorizat feedback-ul one-to-one, poate fi creată o strategie specifică ce urmărește sprijinul angajaților spre a performa, poate fi promovată cultura organizațională și pot fi măsurate rezultatele angajaților, obținând astfel o imagine clară despre moralul, implicarea și performanța angajaților.